Управление задачами

С помощью сервиса «Автошкола-контроль» можно ставить задачи сотрудникам и отслеживать их выполнение.

Все задачи в Сервисе собраны в едином календаре, который можно вызвать через пункт главного меню Задачи.

С помощью фильтра можно указать какие именно задачи будут видны.

Только мои — задачи, в которых Вы указаны как исполнитель.

Мои и поставленные мной — задачи, в которых Вы указаны как исполнитель и задачи, в которых Вы являетесь автором.

Только поставленные мной — задачи, в которых Вы являетесь автором.

Все — все задачи, которые есть в сервисе независимо от исполнителя и автора. Доступно сотрудникам с ролью доступа Директор и Заместитель директора.

Постановка задач #

Поставить задачу в Сервисе можно несколькими способами:

Через пункт Задачи #

Откройте пункт главного меню Задачи и в верхней панели нажмите

В открывшемся окне заполните все необходимые поля.

Крайний срок — можно указать крайний срок выполнения задачи и Сервис автоматически укажет дату в соседнем окне.

Дата — дата выполнения задачи (поле является обязательным для заполнения). Если до указанной даты задача не была выполнена, она становится просроченной и в списке задач будет отмечена красным цветом. Выполненная задача (независимо от даты выполнения) фиксируется на этой дате.

Весь день — если необходимо отследить выполнение задачи к определенному времени, снимите галочку и укажите нужное время.

Объект, к которому относится задача — начните вводить данные для поиска (часть фамилии, имени или отчества) и нажмите , либо Enter на клавиатуре. Поиск осуществляется среди курсантов, сотрудников и клиентов (лиды).

Объект, к которому относится задача, обязательно должен быть выбран из появившегося списка, в противном случае объект не будет зафиксирован.

Для перехода к карточке объекта нажмите . Чтобы очистить поле нажмите .

Если же задача не относится к какому-либо объекту (например, «Купить канц.товары», «Оплатить аренду» и проч), объект не указывается.

Исполнители — перечислите всех исполнителей, к которым относится задача. Можно нажать на папку в списке сотрудников — все сотрудники из папки станут исполнителями (папки настраиваются в разделе Моя автошкола -> Сотрудники). Автоматически исполнителем будет указан автор задачи. Чтобы убрать исполнителя нажмите .

Конфиденциально, задача видна только исполнителям — если задача конфиденциальная, отметьте это галочкой.

Описание задачи — подробно опишите задачу для исполнителя.

Пометить как выполненную — если необходимо отметить уже выполненную задачу, нажмите Пометить как выполненную сразу при постановке задачи.

Через вкладку Лента #

Вкладку Лента можно найти:

1. В карточке клиента (лида). Выберите в главном меню CRM -> Клиенты (лиды). В правой части экрана отобразится Лента событий по клиенту, либо 2 раза кликните левой кнопкой мыши на клиенте, откроется его карточка.
2. В карточке договора (курсанта). 2 раза кликните левой кнопкой мыши на ФИО ученика.
3. В карточке группы. 2 раза кликните на группе.
4. В карточке учебного ТС. Выберите в главном меню Моя автошкола -> Учебные ТС. 2 раза кликните левой кнопкой мыши на транспортном средстве.

Для постановки задачи через вкладку Лента кликните на , заполните данные в открывшемся окне и нажмите Сохранить.

При постановки задачи через вкладку Лента объект, к которому относится задача, будет указан автоматически.

Через карточку сотрудника #

Выберите в главном меню Моя автошкола -> Сотрудники. 2 раза кликните левой кнопкой мыши на сотруднике. В открывшейся карточке сотрудника перейдите во вкладку Задачи. Кликните на , заполните данные в открывшемся окне и нажмите Сохранить.

Внимание! Сотрудник, через чью карточку была поставлена задача, является объектом, к которому относится задача, а не исполнителем!

Через кнопку Действия #

Нажмите кнопку , которую можно найти в списках клиентов (лидов) или договоров (курсантов), предварительно выбрав один или несколько объектов. Заполните данные в открывшемся окне и нажмите Сохранить.

Через карточку занятия по вождению #

При наличии записи на вождение, кликните на слот левой кнопкой мыши. Из появившегося списка выберите Создать задачу по занятию.

Заполните данные в открывшемся окне и нажмите Сохранить.

Групповая постановка задач #

Групповую постановку задач можно использовать только без привязки к объекту. Например, с помощью групповой постановки задачи можно обязать МПОВ пройти ТО транспортного средства, привезти необходимые документы, явиться на собрание и прочее.

Откройте пункт главного меню Задачи и в верхней панели нажмите .

Заполните необходимую информацию в открывшемся окне и нажмите Поставить задачи.

Разовая задача — задача, которая требует единоразового выполнения.

Повторяющаяся задача — задача, которая выполняется с определенной периодичностью. Например, прохождение медицинского осмотра перед началом работы. Необходимо указать дни, по которым задача будет повторяться. Укажите дату, до которой эту задачу следует повторять.

Дата — дата выполнения задачи (поле является обязательным для заполнения). Если до указанной даты задача не была выполнена, она становится просроченной и в списке задач будет отмечена красным цветом. Выполненная задача (независимо от даты выполнения) фиксируется на этой дате.

Весь день — если необходимо отследить выполнение задачи к определенному времени, снимите галочку и укажите нужное время.

Исполнитель — выберите одного или нескольких исполнителей, папку с исполнителями, которым будет поставлена отдельная задача.

Примечание: в столбиках Исполнитель и Должности можно использовать поиск.

Описание задачи — опишите задачу, которую необходимо выполнить.

Выполнение задач #

Для выполнения задачи откройте пункт главного меню Задачи.

Выполнение своей задачи #

Кликните 2 раза левой кнопкой мыши на задаче. В открывшейся карточке укажите результат и нажмите Выполнить.

Выполнение чужой задачи #

Если же Вы отмечаете выполнение задачи, в которой являетесь автором, но не являетесь исполнителем, в открывшемся окне задачи сначала нажмите Пометить как выполненную.

После этого укажите результат и нажмите Сохранить.

Примечание: Сотрудники с ролью доступа Директор или Заместитель директора могу выполнить любую задачу.

Все выполненные задачи в календаре будут отмечены серым цветом.

Оповещение о задачах #

Сотрудники, которые были указаны в задаче как исполнители, получат системное уведомление в чате о постановке задачи.

Открыть данную задачу можно непосредственно из чата, нажав Открыть задачу.

При наличии невыполненных задач, рядом с пунктом главного меню Задачи будет указано их количество.

Автор задачи получит системное уведомление в чате о выполнении задачи.

Дополнительные функции #

События #

В едином календаре, который можно вызвать через пункт главного меню Задачи, помимо задач, отображаются события, видимость которых можно регулировать с помощью .

События, которые отображаются в едином календаре:

День рождения — день рождения сотрудника согласно дате, указанной в его карточке.

Экзамен в инспекции — согласно дате экзамена в инспекции, указанной в карточке группы во вкладке Даты и график.

Внутренний экзамен — согласно дате внутреннего экзамена, указанного в карточке группы во вкладке Даты и график.

Опросы — согласно планируемой дате опроса.

Варианты просмотра задач #

По умолчанию, задачи можно просматривать в формате календаря на неделю.

Можно переключить просмотр задач в календаре на день или месяц. Либо переключите на просмотр задач в формате списка.

Расположив задачи в формате Список, можно выбрать нужные по дате, указав срок исполнения.

Если задачи расположены в формате Список, то можно изменить дату и исполнителя сразу в нескольких задачах, нажав .

Новая дата — укажите когда должны быть выполнены все выбранные задачи. Дата автоматически поменяется в соседнем окне.

Дата — укажите новую дату выполнения выбранных задач.

Весь день — если необходимо отследить выполнение задач к определенному времени, снимите галочку и укажите нужное время.

Удалить исполнителя — укажите исполнителя, которого необходимо удалить из всех выбранных задач.

Добавить исполнителя — укажите исполнителя, которого необходимо добавить во все выбранные задачи.