Управление бланками документов #
Некоторые документы в Сервисе требуют наличия Бланка для их создания. Это позволяет вести учет бланков строгой отчетности или, при их отсутствии, избежать повторного использования номеров документов.
Для управления бланками выберите в главном меню пункт Документы -> Учет бланков.
В журнале бланков доступны следующие действия:
Ввод бланков пачкой #
Нажмите кнопку Добавить.
Юридическое лицо — Выберите юридическое лицо, за которым будут закреплены новые бланки. При присвоении бланков юридическое лицо группы ученика и юридическое лицо бланка должны совпадать — это проверяется автоматически.
Вид бланка строгой отчетности — Для бланков Свидетельств выберите «Свидетельство об окончании обучения». Для других типов документов могут использоваться разные виды бланков, о необходимости регистрации бланков другого типа вам сообщат при заказе разработки шаблона.
Серия — При наличии, укажите серию регистрируемых в системе бланков.
Учебный класс — В некоторых ситуациях есть необходимость ограничить видимость бланков для сотрудника. Для этого в карточке сотрудника должно быть указано ограничение по филиалам (классам), а при добавлении бланков укажите класс здесь. Если классы не будут совпадать, сотрудник не увидит добавленные бланки и не сможет присвоить их ученику.
Диапазон — Введите первый и последний номера диапазона бланков пачки с ведущими нулями.
Например, 00100 и 00150. При этом в Сервисе будет зарегистрирован 51 бланк с номерами 00100, 00101 …. 00150.
После регистрации бланков в системе изменить их номер и серию невозможно.
Поиск бланка #
Для поиска введите часть номера, серии в поле над столбцом таблицы.
История бланка #
Откройте карточку бланка – в таблице История можно посмотреть всю историю бланка от ввода до выдачи его курсанту или списания.
Статус бланка #
Каждый бланк может находится в одном из состояний:
- В наличии
- Выдан
- Списан
Бланки в состоянии «В наличии» доступны для выбора при создании Свидетельства о профессии водителя или другого документа, который печатается на бланках. При создании документа с использованием бланка этот бланк автоматически переходит в состояние «Выдан». Если бланк испорчен или утерян, его можно списать. Для этого откройте карточку бланка и нажмите кнопку «Списать». Для возврата его из этого состояния обратно в наличие откройте карточку бланка и нажмите «Восстановить».
Удаление бланка #
Если бланк не использовался на документ (в Сервисе нет документа, номер которого равен номеру бланка), бланк можно удалить. Для этого в журнале бланков есть кнопка Удалить.
Также доступна функция группового удаления бланков. Для этого прокрутите таблицу, чтобы все удаляемые бланки загрузились в список. Далее с помощью выделения с кнопками Shift и Ctrl отметьте удаляемые бланки и нажмите кнопку Удалить. Все выполняемые над бланком действия (кроме удаления) фиксируются в истории бланка.
Замена бланка (серии, номера) для документа #
Встречается ситуация, когда нужно заменить бланк, который использовался для создания документа (свидетельства и пр.). Может быть связано с ошибкой оператора, порчей бланка и т.д.
В этом случае вам нужно:
- Удалить выданный документ через карточку договора, вкладка «Документация», либо через карточку группы, вкладка «Документация»
- Найти бланк в списке бланков, используя поиск по номеру и серии
- Открыть карточку бланка, нажать «Вернуть»
- Если бланк не пригоден к использованию, открыть карточку бланка еще раз, нажать «Списать».
- Выдать новый документ, используя другой номер бланка.