Номерные и безномерные документы #
Все формируемые печатные документы в Сервисе делятся на Номерные и Безномерные. Номерным документам присваивается номер и дата создания в момент их первого формирования (например: Свидетельство о профессии водителя, Приказ об отчислении). Такие документы доступны после создания во вкладке «Документация» карточки курсанта или группы, в разделе «Документы» главного меню Сервиса и его подразделах. Другими словами, их номера и дата создания хранятся в базе данных.
Содержимое документа формируется в момент печати по актуальным данным из Сервиса.
Номер и дата для безномерных документов не сохраняются в базе данных.
Формирование документов по договору #
Для формирования и печати документов по договору служит пункт «Документы» журнала договоров.
В выпадающем списке перечислены все шаблоны документов курсанта, присутствующие в Сервисе. Если какие-то шаблоны не подходят для вашей автошколы или их недостает, обращайтесь в техническую поддержку Сервиса согласно инструкции Шаблоны печатных документов.
Формирование документов по учебной группе #
Для формирования и печати документов по группе служит пункт «Документы учебной группы» меню группы:
В выпадающем списке перечислены все шаблоны документов группы, присутствующие в Сервисе. Если какие-то шаблоны не подходят для вашей автошколы или их недостает, обращайтесь в техническую поддержку Сервиса согласно инструкции Шаблоны печатных документов.
Формирование документов по Спискам #
Для формирования и печати документов по Списку в меню Списка включаются пункты:
Если какие-то шаблоны не подходят для вашей автошколы или их недостает, обращайтесь в техническую поддержку Сервиса согласно инструкции Шаблоны печатных документов.
Прочие печатные документы #
Также функции печати документов есть в разделе «Расчеты по договору», «Путевые листы», «Журнал договоров» и других разделах системы. Замена шаблонов этих документов производится при наличии технической возможности, по аналогии с описанными выше документами.
Создание номерных документов #
Рассмотрим создание номерного документа на примере Приказа об отчислении.
Выберите договор в списке и через меню «Документы» выберите пункт «Приказ об отчислении».
Появится окно создания документа.
Здесь номер и дата заполняются автоматически. Номера формируются последовательно.
При необходимости номер можно изменить, нажав кнопку 
справа от номера.
Дата также может быть изменена.
Далее нажмите кнопку Создать документ — на основании шаблона Сервис сформирует документ и отобразит его в режиме предварительного просмотра.
Просмотр и печать документов #
Если содержание документа не отображается, необходимо установить плагин для просмотра PDF файлов.
В браузер Google Chrome такой плагин встроен, рекомендуем использовать.
Вы можете сразу распечатать документ с помощью кнопки:
Для некоторых документов доступно преобразование в формат Word:
Обратите внимание, что Сервис не гарантирует точное соответствие преобразованного в Word документа исходному варианту. Иногда не все оформление документа может быть перенесено в Word.
НАСТОЯТЕЛЬНО РЕКОМЕНДУЕТСЯ печатать документы сразу из Сервиса, без скачивания в Word.
Так как Приказ на отчисление – номерной документ, при последующей печати приказа на этого же курсанта будет показано окно с ранее введенным номером приказа и датой, где их можно изменить при необходимости.
Остальные документы печатаются по аналогии. Для безномерных документов сразу вызывается предпросмотр печати без окна ввода номера.
Если документ имеет особенности распечатки, об этом будет указано в подсказке.
Некоторые документы позволяют массовую печать для нескольких договоров сразу, а именно:
- Свидетельство о профессии водителя (подробнее об учете Свидетельств – в Инструкции)
- Водительская карточка
- Заявление на выдачу ВУ
- Экзаменационные листы
Для этого выберите несколько договоров и вызовите печать документа как обычно.
Поиск номерных документов #
Сформированные номерные документы можно найти в разделе «Документы» главного меню:
Пункт «Все документы» отображает все номерные документы.
Также для каждого шаблона номерного документа будет создан отдельный пункт меню.
Если документ сформирован для договора, его можно найти в карточке Договора, вкладка Документация:
Если документ сформирован для группы, по аналогии, его можно найти в карточке группы, вкладка «Документация».
Номерные документы на несколько договоров #
Отдельные документы, например «Приказ об отчислении», может быть сформирован сразу на несколько договоров. Для этого выберите несколько договоров и создайте документ. В текст Приказа будут включены все выбранные ФИО. Созданный документ появится во всех карточках договоров во вкладке «Документация». При удалении приказа из любой карточки он пропадет из всех карточек договоров. Также вы не сможете создать еще один приказ на отчисление для одного и того же договора. При попытке создания система определит, что приказ, в который включен этот курсант, уже существует и предложит его распечатать.