Внимание! Если ваше ЭО ГИБДД работает по приказу МВД №33 (не требует информацию о преподавателях при регистрации группы), то вам нет необходимости отдельно формировать и подавать заявку по этой форме. Достаточно сформировать сведения через меню группы – Документы – Сведения об обучающихся (приказ 33).
Заявка на регистрацию группы в ГИБДД #
Когда подходит срок регистрации группы в ГИБДД, вы можете сформировать необходимые документы через создание Заявки на регистрацию группы. Для этого в меню группы нужно выбрать пункт «Создать заявку на регистрацию группы».
Внимание! Данное действие доступно только пользователям с ролью «Зам. директора» и выше, сотрудник на должности «Администратор» не обладает полномочиями на формирование заявки, ему будет показана ошибка при сохранении заявки.
При создании заявки сервис копирует необходимые данные из карточки группы и карточек курсантов в заявку.
Это делается для того, чтобы вы могли изменить любые данные для регистрации в ГИБДД, при этом не меняя фактические данные учета в автошколе.
Созданную заявку можно найти:
- Через журнал заявок на регистрацию (Главное меню – регистрация групп)
- Через меню группы (см. выше). Если для группы существует заявка, в меню группы появится пункт «Открыть заявку на регистрацию»
После того, как заявка создана и, при необходимости, откорректирована, вы можете выполнить автоматическую проверку полноты и логической целостности данных в заявке.
Для этого в журнале «Регистрация групп» выберите заявку и нажмите Проверить.
При этом будет выполнен ряд проверок группы и курсантов, если будут найдены ошибки и неполные данные – будет сформирован и показан список ошибок.
Далее есть два пути исправления этих ошибок:
- Предпочтительно – изменить данные в карточке курсанта, в карточке сотрудника и так далее, и после этого пересоздать заявку (при этом старая заявка удаляется). Новая заявка возьмет в себя уже обновленные данные. В сервисе не могут одновременно существовать две созданные заявки на одну учебную группу.
- Или внести изменения непосредственно в заявку, при этом ситуация в учетной системе останется прежней. Для изменения заявки выберите заявку и нажмите кнопку «Изменить»:
Далее Вы можете распечатать заявку и прочие сопроводительные документы (кнопка Печать в карточке заявки или в журнале Регистрация групп):
Если форма заявки не соответствует форме документа, принятого в вашем отделении ГИБДД, необходимо создать Запрос в техническую поддержку с указанием региона, города и приложить образец формы заявки.
Если сформированные документы вас полностью устраивают, можно:
- направить для проверки по программе «Мастер» (только для Республики Татарстан, описано ниже), и после проверки распечатать и подать документы;
- распечатать и подписать заявку и сопроводительные документы (через кнопку Печать на Заявке) и подавать документы на регистрацию группы в ЭО ГИБДД.
Проверка Заявки по программе «Мастер»
(только для автошкол г. Казань) #
После того, как Заявка сформирована, она находится в состоянии «Создана». Заявка может в один момент времени находиться в одном из состояний:
- Создана
- Направлена в Федерацию
- Согласована
- Отклонена
Текущее состояние заявки можно определить в журнале заявок:
Общая схема перехода между состояниями и ответственные стороны #
Вы можете выполнить перевод состояния «Направить в Федерацию», открыв карточку Заявки и нажав одноименную кнопку (кнопки в карточке Заявки выполняют перевод состояния согласно схеме и зависят от текущего состояния Заявки). При переводе состояния также можно указать комментарий, который будет виден Федерации и будет сохранен в истории Заявки.
После этого Заявка автоматически передается сотрудникам Федерации, в течении рабочего дня она будет проверена и по результатам она перейдет в статус «Согласована» или «Отклонена». При этом автошкола получит соответствующий e-mail с указанием нового статуса заявки и комментарии Федерации. Актуальный статус Заявки всегда доступен в Журнале заявок.
Email будет отправлен при наличии заполненного поля e—mail в карточке сотрудника, указанного как ответственный за подготовку группы в карточке группы (или, если не указан, на e—mail автошколы из основных данных).
Если обнаружены ошибки после направления Заявки на проверку, и заявка еще не согласована и не отклонена, её можно отозвать. Для этого откройте карточку Заявки и нажмите соответствующую кнопку.
Историю переходов состояний и комментарии от Федерации можно посмотреть через функцию «История». Для этого выберите заявку в журнале заявок и нажмите кнопку История. Такая же кнопка есть внутри карточки Заявки.
Если Заявка согласована, при распечатке на всех листах будет проставлена подпись и печать о проверке по программе «Мастер». Эта печать признается ЭО ГИБДД РТ как легитимный факт проверки по программе «Мастер», повторно подавать заявку в бумажном виде в Федерацию АШ РТ не требуется.
Если Заявка отклонена, вы можете скопировать заявку, оперативно внести изменения прямо в нее, и отправить на повторную проверку. При этом никаких изменений в группе, распределении МПОВ и т.д. не происходит, изменяются только параметры самой заявки.
Существуют еще несколько простых правил, позволяющие лучше понять логику Сервиса:
- Нельзя удалить Заявку, которая находится на проверке или была согласована Федерацией АШ РТ;
- Нельзя изменить Заявку, которая находится на проверке или была согласована Федерацией АШ РТ;
- Нельзя создавать новую заявку на группу, пока старая не дошла до стадии «Отклонена» или не была удалена;
- В определенных случаях Заявка может быть «отклонена» самой автошколой после проверки в Федерации, для этого в согласованных Заявках служит кнопка «Отклонить по другой причине».